fbpx

Bartłomiej Achler

adwokat

Partner w kancelarii Drab - Grotowska Juszczyńska Achler, gdzie kieruje działem procesowym oraz działem prawa medycznego. Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z prawami pacjenta i dochodzeniem roszczeń z tytułu błędów medycznych.
[Więcej >>>]

Skontaktuj się

Regulamin organizacyjny praktyki zawodowej jest obowiązkowym aktem wewnętrznym określającym funkcjonowanie Twojego gabinetu. Oczywiście, jeżeli wykonujesz działalność w ramach indywidualnej lub grupowej praktyki zawodowej.

Jeśli natomiast działasz jako podmiot leczniczy, odsyłam Cię do tego wpisu.

Wbrew powszechnemu przekonaniu nie tylko podmioty lecznicze muszą posiadać regulamin.  Jeżeli swój gabinet prowadzisz w ramach praktyki zawodowej (indywidualnej lub grupowej) również musisz ustalić regulamin organizacyjny dla swojego gabinetu.

Co powinien zawierać regulamin organizacyjny praktyki zawodowej?

Jeżeli wykonujesz działalność leczniczą w ramach praktyki zawodowej (np. lekarskiej, pielęgniarskiej, czy fizjoterapeutycznej), to regulamin organizacyjny Twojego gabinetu powinien zawierać:

  • firmę;
  • cele i zadania;
  • rodzaj działalności leczniczej oraz zakres udzielanych świadczeń zdrowotnych;
  • miejsce udzielania świadczeń zdrowotnych;
  • wysokość opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej (o ile pobierasz opłaty za jej udostępnienie);
  • organizację procesu udzielania świadczeń zdrowotnych w przypadku pobierania opłat;
  • wysokość opłat za świadczenia zdrowotne.

Jeżeli prowadzisz monitoring wizyjny pomieszczeń ogólnodostępnych również powinieneś to określić w regulaminie.

Pamiętaj, że regulamin organizacyjny praktyki zawodowej jest jednym z podstawowych dokumentów, jakie sprawdzi organ rejestrowy prowadząc kontrolę Twojej działalności.

Jak formalnie wprowadzić regulamin organizacyjny praktyki zawodowej?

Regulamin organizacyjny jest ustalany przez kierownika podmiotu wykonującego działalność leczniczą.

W przypadku zdecydowanej większości gabinetów dla formalnego zatwierdzenia regulaminu organizacyjnego praktyki zawodowej wystarczy podpis kierownika (właściciela) pod tekstem regulaminu. Dotyczy to działalności prowadzonych w formie jednoosobowych działalności gospodarczych.

W przypadku, gdy prowadzisz praktykę grupową i działasz w  formie spółki (cywilnej, jawnej lub partnerskiej) ustalenie regulaminu organizacyjnego wymaga uchwały wspólników. Zajrzyj więc do swojej umowy spółki, żeby ustalić właściwy tryb ustalenia regulaminu organizacyjnego dla Twojego gabinetu.

Gdzie umieścić regulamin organizacyjny?

Nie musisz upubliczniać całego regulaminu. Do wiadomości pacjentów musisz podać jedynie:

  • informację o rodzaju i zakresie udzielanych świadczeń zdrowotnych,
  • wysokość opłat za udostępnianie dokumentacji medycznej ( o ile je pobierasz),
  • wysokość opłat za świadczenia udzielane odpłatnie.

Wystarczy, jeżeli informacje te wywiesisz w poczekalni lub recepcji. Jeżeli masz swoją stronę internetową – powinieneś te informacje zamieścić również na stronie www.

Kiedy praktyka zawodowa nie musi mieć regulaminu?

Niektóre indywidualne praktyki zwolnione są z obowiązku posiadania regulaminu organizacyjnego. Dotyczy to:

  • lekarzy oraz pielęgniarek wykonujących działalność jako praktykę indywidualną wyłącznie w miejscu wezwania lub wyłącznie w zakładzie leczniczym na podstawie umowy z podmiotem leczniczym prowadzącym ten zakład;
  • fizjoterapeutów wykonujący indywidualną praktykę fizjoterapeutyczną wyłącznie w zakładzie leczniczym na podstawie umowy z podmiotem leczniczym prowadzącym ten zakład.

Co w przypadku przekształcenia praktyki zawodowej w podmiot leczniczy?

Jeżeli zdecydujesz się przekształcić swoją praktykę zawodową w podmiot leczniczy, nie zapomnij dostosować swojego regulaminu do nowej formy prowadzonej działalności. Regulamin podmiotu leczniczego musi bowiem spełnić nieco surowsze wymogi, niż regulamin praktyki zawodowej. Zajrzyj tutaj, po więcej szczegółów.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 600 266 691e-mail: bartlomiej.achler@dja-legal.pl

W kwietniu 2020 roku Minister zdrowia wydał nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia dokumentacji medycznej. Najważniejszą zmianą wynikającą z nowych przepisów jest wprowadzenie zasady, że dokumentacja medyczna może być prowadzona tylko w postaci elektronicznej.

Jak to z zasadami bywa, tak i od tej są wyjątki. Nimi jednak zajmiemy się przy innej okazji.

Do końca 2020 roku możesz prowadzić dokumentację na starych zasadach, jednak już od 1 stycznia 2021 roku powinieneś mieć zapewnioną możliwość prowadzenia jej postaci elektronicznej.

Być może stoisz więc przed wyborem programu do prowadzenia dokumentacji medycznej? Jeżeli tak, to ten wpis jest dla Ciebie.

Program do prowadzenia dokumentacji medycznej

Rynek dostawców oprogramowania dla małych, średnich i tych największych podmiotów leczniczych stale się rozwija. Jeżeli jesteś właścicielem małego gabinetu lub przychodni, masz naprawdę niezły wybór, jeżeli szukasz systemu do zarządzania gabinetem. Oczywiście większość z nich zapewnia również prowadzenie dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej.

O czym musisz pamiętać wybierając program do prowadzenia dokumentacji medycznej dla Twojego gabinetu?

Obowiązki podmiotu leczniczego

Bezpieczeństwo to priorytet. Dokumentacja medyczna prowadzona w postaci elektronicznej musi być odpowiednio zabezpieczona, a to oznacza, że:

  • może być dostępna wyłącznie dla osób uprawnionych;
  • zastosujesz odpowiednie (skuteczne) metody i środki jej ochrony.

Mówiąc o metodach i środkach ochrony dokumentacji medycznej, musisz pamiętać, że to Ty jesteś odpowiedzialny za ich wdrożenie i stosowanie. To Ty zatem powinieneś:

  • systematycznie szacować ryzyka zagrożeń,
  • opracować i stosować procedury zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania,
  • stosować adekwatne środki bezpieczeństwa,
  • na bieżąco kontrolować organizacyjne i techniczno-informatyczne sposoby zabezpieczenia, a także okresowego dokonywać oceny ich skuteczności,
  • przygotować i realizować plany przechowywania dokumentacji w długim czasie.

Co powinien zawierać program do prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej?

Część Twoich zadań związanych z bezpieczeństwem dokumentacji medycznej jest ściśle związana z systemem informatycznym, z którego będziesz korzystać do jej prowadzenia.

Program do prowadzenia dokumentacji medycznej powinien zapewniać:

  • integralność treści dokumentacji i metadanych;
  • stały dostęp do dokumentacji dla osób uprawnionych oraz zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych;
  • wymagalność identyfikacji osoby sporządzającej dokumentację oraz dokonującej wpisu lub innej zmiany i zakresu dokonanych zmian w dokumentacji lub metadanych;
  • informację o czasie sporządzenia dokumentacji oraz dokonania wpisu lub innej zmiany;
  • oznaczenia osób udzielającej świadczeń;
  • prowadzenie i udostępnianie dokumentacji w dopuszczalnych formatach i standardach ;
  • możliwość wydruku dokumentacji;
  • opcję eksportu całości danych w sposób umożliwiający odtworzenie ich w innym systemie teleinformatycznym.

Gdy dodasz do tego jeszcze konieczność zapewnienia aktualizacji oprogramowania, masz już minimalną listę elementów, które powinien zawierać Twój program do prowadzenia dokumentacji medycznej.

Upewnij się, że system, który zamierzasz zakupić, zawiera wszystkie te funkcjonalności.

Na co jeszcze zwrócić uwagę?

To rzecz  jasna nie wszystko. Z pewnością nie zaszkodzi uważnie przeczytać warunki licencji, zapoznać się z zasadami przechowywania danych i ich bezpieczeństwa. Sprawdź, czy system zapewnia możliwość składania przez pacjenta oświadczeń i podpisów wymaganych przepisami prawa.

O takich oczywistościach jak możliwość prowadzenia  dokumentacji dokładnie w takim zakresie, jaki wymaga od Ciebie prawo, nie muszę chyba nawet wspominać.

Naturalnie, takie elementy, jak przyjazny interfejs, szybkość działania, dodatkowe funkcjonalności, czy cena, są również istotne. Chodzi jednak o to, żeby nie przysłoniły Ci priorytetów, czyli Twojego bezpieczeństwa prawnego.

Jeżeli więc będziesz w najbliższym czasie gorączkowo rozglądać się za programem do prowadzenia dokumentacji medycznej, zapisz sobie ten wpis. Niech stanowi dla Ciebie swoistą checklistę przy analizowaniu kolejnych ofert 😉

Photo by Dose Media on Unsplash

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 600 266 691e-mail: bartlomiej.achler@dja-legal.pl

Jednym z często powtarzanych mitów wśród właścicieli gabinetów, przychodni, czy poradni jest ten dotyczący kierownika do spraw medycznych. Wielu z Was uważa, że kierownik medyczny musi być powołany w każdym podmiocie leczniczym.

Jak jest naprawdę?

Kierownik podmiotu leczniczego

W tym wpisie możesz przeczytać, kim jest kierownik podmiotu leczniczego i jak go powołać. Kierownik  niekoniecznie musi być powołany prze Ciebie w jakiś formalny sposób. O tym, kto nim jest, decydują przeważnie przepisy, a ściślej ustawa o działalności leczniczej.

Przykładowo, jeżeli wykonujesz działalność w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, to Ty jesteś kierownikiem swojego podmiotu leczniczego. Jeżeli jednak działasz np. w formie spółki jawnej – kierownikami takiej spółki będą wszyscy wspólnicy uprawnieni do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentacji.

Nie ma przeszkód, by wspólnicy (np. podejmując stosowną uchwałę) delegowali osobę ze swojego grona do wykonywania obowiązków kierownika podmiotu leczniczego.

Kim jest kierownik medyczny w podmiocie leczniczym?

W wielu podmiotach leczniczych powołuje się również kierownika medycznego. Dzieje się tak  najczęściej wówczas, gdy kierownikiem podmiotu jest osoba nie mająca wykształcenia medycznego. Bo musisz pamiętać, że przepisy prawa nie nakładają na przedsiębiorców prowadzących podmioty lecznicze żadnych wymogów jeśli chodzi o wykształcenie, czy kompetencje kierowników tych placówek.

Często bywa więc tak, że kierownikiem jest osoba nie mająca żadnej wiedzy medycznej. Ponieważ jednak ktoś musi dbać o jakość i bezpieczeństwo udzielanych świadczeń zdrowotnych, powołuje się kierownika medycznego czy też kierownika do spraw medycznych.

Jak zwał, tak zwał – w gruncie rzeczy chodzi o osobę, która będzie zajmować się właśnie jakością świadczeń zdrowotnych.

Czy musisz powołać kierownika medycznego?

Jeżeli prowadzisz swój biznes jako podmiot leczniczy nie musisz powoływać kierownika medycznego, nawet jeżeli sam nie masz wykształcenia medycznego. Żaden przepis nie nakłada na Ciebie takiego obowiązku.

Obowiązek taki mają jedynie podmioty niebędące przedsiębiorcami (np. spzoz) i to tylko w przypadku, gdy kierownik takiego podmiotu leczniczego nie jest lekarzem. Przedsiębiorców ten wymóg nie dotyczy.

Co oczywiście nie oznacza, że nie warto o takim rozwiązaniu pomyśleć. Sam na pewno masz świadomość, że jakość usług i bezpieczeństwo pacjentów są w Twojej działalności priorytetowe. Powołanie w strukturze Twojej placówki osoby, która tego przypilnuje, wydaje się więc nienajgorszym pomysłem – i to zarówno dla Ciebie, jak i z perspektywy Twoich pacjentów.

Jakie obowiązki ma kierownik medyczny w podmiocie leczniczym?

W polskim prawie funkcjonuje tzw. swoboda umów. W pewnym uproszczeniu oznacza ona, że możesz ukształtować sobie relacje umowne jak chcesz, byle tylko nie naruszać prawa. Innymi słowy – obowiązki Twojego kierownika medycznego będą takie, jakie sobie wspólnie określicie w umowie.

Możesz w umowie określić na przykład takie obowiązki:

  • organizacja i koordynowanie działalności w sprawach medycznych;
  • zarządzanie personelem medycznym;
  • ustalanie rozkładu pracy, grafików, zabezpieczanie zastępstw;
  • nadzorowanie procesu udzielania świadczeń pod względem medycznym;
  • nadzorowanie realizacji kontraktu z NFZ;
  • obsługa procesu reklamacyjnego;
  • nadzorowanie stanu sanitarno-higienicznego pomieszczeń i urządzeń
  • nadzorowanie prowadzenia dokumentacji medycznej
  • opracowywanie i wdrażanie procedur w placówce;
  • itede, itepe…

Chodzi przede wszystkim o te aspekty Twojej działalności, które wiążą się ściśle z jakością świadczeń zdrowotnych.

Jak powołać kierownika medycznego w podmiocie leczniczym?

Samo powołanie kierownika do spraw medycznych nie jest szczególnie skomplikowane. W zasadzie sprowadza się do dwóch czynności:

  • Pierwsza z nich to utworzenie takiej funkcji w strukturze Twojej placówki. Wymaga to zazwyczaj zmiany w regulaminie organizacyjnym. Jeżeli jednak Twój regulamin przewiduje taką możliwość, możesz od razu przejść do drugiego kroku…
  • …czyli do podpisania umowy. Może to być oczywiście umowa o pracę, ale najczęściej w praktyce spotyka się cywilnoprawną umowę o świadczenie usług.

I tyle. Oczywiście, jeżeli Twoja placówka ma bardziej złożoną strukturę organizacyjno-prawną, może pojawić się konieczność dodatkowych czynności. W zdecydowanej większości małych i średnich podmiotów leczniczych powołanie kierownika medycznego sprowadza się do tych dwóch kroków.

Umowa z kierownikiem medycznym

Jeżeli więc uznasz, że przydałby Ci się kierownik do spraw medycznych w Twoim podmiocie leczniczym, samo jego ustanowienie będzie proste. Pamiętaj tylko, żeby zawrzeć „dobrą” umowę.

Zacznij od wybrania rodzaju umowy. Następnie określ bardzo precyzyjnie zakres obowiązków kierownika medycznego. Dodaj do tego jeszcze:

  • miejsce świadczenia pracy/usług
  • wysokość wynagrodzenia lub zasady jego ustalania;
  • sankcje za niewykonywanie obowiązków lub za ich złe wykonywanie;
  • okres obowiązywania umowy i zasady jej rozwiązania;

…i masz już gotową umowę.

Niby niewiele, ale zadbaj o to, by umowa była napisana, jak należy, bo kierownik medyczny odpowiada przecież za najbardziej wrażliwy, a równocześnie najistotniejszy obszar Twojego biznesu czyli udzielanie świadczeń zdrowotnych.

Photo by Online Marketing on Unsplash

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 600 266 691e-mail: bartlomiej.achler@dja-legal.pl

Ostatnio oczekując na rozprawę w legnickim Sądzie Okręgowym stałem się mimowolnym świadkiem pewnej rozmowy biznesowej. Jeden z jej uczestników próbował przekonać drugiego do zainwestowania w jego firmę.

W pewnym momencie rozmowa zeszłą na temat bezpieczeństwa biznesu.  I padło tam takie zapewnienie:

No i nie mamy problemu z RODO, bo takich małych firm, jak nasza, RODO nie obowiązuje

Przyznaję, początkowo nawet się uśmiechnąłem pod nosem. Później jednak przyszła refleksja, że takie podejście nie jest aż tak rzadkie, jak by się wydawało. Również w branży medycznej.

Czy wdrażać RODO w małym gabinecie, prowadzonym np. jako praktyka zawodowa? Od właścicieli małych gabinetów przecież słyszę często:

Ale czy ja to RODO muszę stosować? Przecież ja mam tylko indywidualną praktykę, a nie podmiot leczniczy…

Czy prowadząc mały gabinet musisz przestrzegać RODO?

Forma prowadzonej przez Ciebie działalności leczniczej nie ma większego znaczenia z punktu widzenia RODO. Prowadząc gabinet jesteś podmiotem wykonującym działalność leczniczą i przetwarzasz dane osobowe swoich pacjentów. I choć prowadzenie praktyki zawodowej różni się pod wieloma względami od prowadzenia podmiotu leczniczego, to jednak nie w tym przypadku.

RODO nikogo nie dyskryminuje – w równym stopniu wiąże zarówno podmioty lecznicze, jak i praktyki zawodowe. Ewentualne różnice nie wynikają z tego, którą z tych form działalności leczniczej wybrałeś. To raczej kwestia skali oraz tego, czyje i jakie dane osobowe przetwarzasz, w jakich celach to robisz i co się z tymi danymi dzieje.

Nawet, jeśli prowadzisz jedynie mały gabinet, nie zatrudniasz personelu i nie przyjmujesz tysięcy pacjentów miesięcznie, pewne obowiązki musisz spełnić. Jakby nie było – przetwarzasz dane osobowe pacjentów i musisz zadbać o ich bezpieczeństwo, czy tego chcesz, czy nie.

Klauzula informacyjna RODO w małym gabinecie

Podstawowym obowiązkiem, o którym musisz pamiętać prowadząc niewielki gabinet, jest obowiązek informacyjny. I nie chodzi tu o informacje o stanie zdrowia. RODO wymaga od Ciebie, abyś poinformował swoich pacjentów o tym, że przetwarzasz ich dane osobowe.

Żeby nie było zbyt prosto, RODO wymaga, by taka informacja zawierała pewne niezbędne elementy. Musisz więc poinformować pacjenta:

  • kto jest administratorem – oczywiście Ty nim jesteś;
  • jak pacjent może się z Tobą skontaktować – podajesz adres, numer telefonu, adres e-mail;
  • w jakim celu przetwarzasz jego dane osobowe – celem tym będzie udzielanie świadczeń zdrowotnych, ale mogą to być również np. cele marketingowe;
  • na jakiej podstawie prawnej przetwarzasz te dane – taką podstawą może być np. realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa, zgoda pacjenta, czy prawnie uzasadniony interes administratora, czyli Twój – podstawa prawna będzie zależała przede wszystkim od kategorii danych i celu ich przetwarzania;
  • jakie prawa przysługują pacjentowi – informujesz np. o prawie dostępu do danych lub prawie żądania ich sprostowania, czy prawie wniesienia skargi do Prezesa UODO;
  • jak długo będziesz przetwarzać dane – np. dane osobowe zawarte w dokumentacji medycznej przetwarzasz przez okres wymagany przepisami prawa;
  • o tym, komu dane mogą być przekazywane – czyli np. innym podmiotom wykonującym działalność leczniczą, ubezpieczycielowi itd.

Jak widzisz, jest tego trochę. Warto więc sobie przygotować przyzwoitą klauzulę informacyjną i jak mawiał klasyk:

Nie giąć, nie niszczyć – dwa lata będzie służyć…

… albo i dłużej 🙂

Jak zrealizować obowiązek informacyjny?

Przede wszystkim pamiętaj, że musi być to informacja zrozumiała. Nie jest dobrą praktyką np. cytowanie przepisów RODO. Pacjent niewiele z tego zrozumie. Staraj się więc, żeby była to informacja z jednej strony kompletna, ale z drugiej strony – jak najprostsza, zrozumiała dla przeciętnego pacjenta.

Oczywiście najbezpieczniejszym dla Ciebie rozwiązaniem byłoby przedstawianie klauzuli każdemu z pacjentów osobno oraz odbieranie od nich podpisów potwierdzających zapoznanie się z informacją. Chociaż RODO podpisu nie wymaga, to musisz pamiętać, że to Ty będziesz musiał udowodnić, że zrealizowałeś obowiązek informacyjny.

Możesz więc na przykład taką klauzulę informacyjną zawrzeć w formularzu rejestracyjnym (o ile go stosujesz) albo przedstawić pacjentowi w formie odrębnego dokumentu. Może być to również podpis na tablecie. Obowiązek informacyjny musisz wykonać najpóźniej w momencie pozyskania danych.

Znając jednak niechęć właścicieli małych gabinetów do papierologii, zakładam, że i Ty wolałbyś oszczędzić sobie i swoim pacjentom nadmiernych formalizmów. Najprostszym rozwiązaniem będzie więc wywieszenie lub wyłożenie wydrukowanej klauzuli informacyjnej przy wejściu do Twojego gabinetu, czy w poczekalni, tak, żeby pacjenci mogli się z nią zapoznać.

Obowiązkowa dokumentacja RODO w małym gabinecie

Oprócz klauzuli informacyjnej, ważnym dokumentem, który musisz przygotować jest rejestr czynności przetwarzania. Określasz w nim m.in.:

  • cele przetwarzania danych osobowych;
  • kategorie osób, których dane przetwarzasz;
  • kategorie przetwarzanych danych osobowych;
  • opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, które stosujesz, aby dane osobowe były bezpieczne;
  • kategorie odbiorców, którym przekazujesz dane osobowe.

Co ważne – rejestr ten masz obowiązek udostępnić na każde żądanie UODO. Przygotuj go więc porządnie i prowadź rzetelnie.

Musisz również dokumentować wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych. W takiej dokumentacji musisz wskazać okoliczności naruszenia, skutki i podjęte działania zaradcze. Innymi słowy – powinieneś opracować rejestr naruszeń i procedurę postępowania w sprawach naruszeń.

Co możesz wdrożyć, ale nie musisz?

Wdrożenie RODO w małym gabinecie opiera się na założeniu, że nie przetwarzasz danych osobowych pacjentów na dużą skalę. W takim wypadku nie masz obowiązku dokonywania np. oceny skutków dla ochrony danych.

Co za tym idzie, nie musisz też sporządzać raportu z oceny skutków, podobnie zresztą jak raportu z oceny ryzyka. Również powoływanie inspektora ochrony danych możesz sobie darować.

Oczywiście jeżeli chcesz czuć się bezpiecznie i mieć poczucie, że chronisz dane swoich pacjentów jak należy, możesz wykonać ocenę ryzyka, ocenę skutków oraz sporządzić raporty z tych czynności. Pamiętaj o zasadzie rozliczalności – to Ty musisz udowodnić, że przestrzegasz RODO. Z tymi dokumentami będzie Ci łatwiej.

Możesz też powołać inspektora ochrony danych. Obowiązku takiego jednak RODO na Ciebie nie nakłada.

Czy musisz mieć politykę ochrony danych?

Prowadząc mały gabinet nie musisz mieć polityki ochrony danych. Zastanów się jednak, czy nie warto takiej polityki sobie przygotować.

Tu ponownie wracam do zasady rozliczalności – oznacza ona, że to Ty musisz udowodnić, że przetwarzasz dane osobowe zgodnie z RODO. Zdecydowanie łatwiej będzie Ci to wykazać przedstawiając organowi nadzorczemu formalny dokument określający zasady postępowania z danymi.

Po drugie – taka polityka może stanowić konkretną i realną pomoc dla Ciebie, co robić w problematycznych sytuacjach. A tych, jeżeli chodzi o postępowanie z danymi osobowymi może być sporo.

Jeżeli prowadzisz swój gabinet samodzielnie, nie masz inspektora ochrony danych i nie masz prawnika ogarniającego te kwestie, dobrze mieć pod ręką zestaw zasad, do którego będziesz mógł sięgnąć w razie potrzeby.

Bezpieczeństwo przede wszystkim

I pamiętaj o najważniejszym. Dokumentacja to nie wszystko. Twoim najważniejszym zadaniem wynikającym z RODO jest zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych.

Oczywiście prowadząc niewielki gabinet wdrożysz inne środki bezpieczeństwa niż w dużym podmiocie leczniczym. Musisz jednak, w granicach swoich możliwości, kategorii przetwarzanych danych, czy skali przetwarzania zapewnić odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, by dane Twoich pacjentów były bezpieczne. Również w małym gabinecie obowiązuje zasada:

Keep it secret, keep it safe…

Photo by Filiberto Santillán on Unsplash

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 600 266 691e-mail: bartlomiej.achler@dja-legal.pl

Jednym ze standardowych elementów audytów prawnych, jakie prowadzimy w placówkach medycznych, jest przegląd umów zawieranych przy prowadzeniu działalności leczniczej.

Zapytasz – po co je sprawdzać?

Głównie po to, żeby zidentyfikować zagrożenia. Jeśli to możliwe – wyeliminować je, zgodnie z zasadą „seek and destroy” 😊 Niedoróbki w zawieranych przez przedsiębiorców (nie tylko z branży medycznej) to jedno z najczęstszych źródeł ich problemów. Niestety…

Umowy w działalności leczniczej

Jakiś czas temu, przy okazji audytu niewielkiej przychodni, tradycyjnie poprosiłem o rejestr zawartych umów oraz o udostępnienie ich kopii. Oczywiście rejestru nie otrzymałem, ale też, prawdę mówiąc, zdziwiłbym się, gdyby rzeczywiście był prowadzony 😉

Lekko jednak zbaraniałem słysząc:

No, ale my prawie żadnych umów nie mamy…

Przedstawiłem więc klientowi listę najczęściej zawieranych umów w działalności leczniczej. Jak się domyślasz, po chwili okazało się, że jednak będziemy mieli, co sprawdzać.

Ile umów zawiera mała placówka medyczna?

Ostatecznie do analizy otrzymałem niemal trzydzieści umów łącznie z aneksami. Oczywiście nie wszystkie były równie istotne. Nie wszystkie też stwarzały dla przychodni jakieś szczególne ryzyka, ale wśród tych kilkuset paragrafów znalazło się niemało takich, o których istnieniu właściciele nie mieli pojęcia i które miały stać się w przyszłości źródłem problemów – szczęśliwie częściowo już rozwiązanych ;).

Zakładając gabinet, czy przychodnię chcesz się zająć tym, co potrafisz najlepiej – pomaganiem swoim pacjentom. Twoja core’owa działalność wymaga jednak solidnych fundamentów, w tym formalnoprawnych.

Umowa spółki w działalności leczniczej

Jeżeli prowadzisz swoją działalność w formie spółki, czy to handlowej, czy cywilnej, treść umowy spółki jest kluczowa dla Twojego biznesu. Wbrew pozorom, sporów pomiędzy wspólnikami w biznesie medycznym nie jest mało.

Co więcej – gdy pojawi się konieczność np. pozyskania inwestora, dokapitalizowania spółki, jej przekształcenia, podziału, czy też sprzedaży lub likwidacji, to właśnie umowa spółki będzie kluczowym dokumentem. Lepiej zawczasu wiedzieć, na co się tak naprawdę umówiliście. Nieraz widziałem umowy, które nijak miały się do rzeczywistych ustaleń biznesowych i oczekiwań właścicieli.

Porozumienie wspólników podmiotu leczniczego

Dobrą, choć rzadką, praktyką jest zawieranie dodatkowych porozumień pomiędzy wspólnikami. Umowa spółki (z wyjątkiem  umowy spółki cywilnej) jest jawna i każdy może do niej zajrzeć przeglądając akta rejestrowe. Warto więc szczegółowe ustalenia biznesowe zawrzeć w odrębnej umowie zawieranej pomiędzy wspólnikami, do której tylko wspólnicy mają dostęp.

Takie porozumienie – o ile jest dobrze napisane – naprawdę pomaga rozwiązać wiele, z pozoru nierozwiązywalnych sporów.

Rzecz jasna nie każdy podmiot leczniczy działa w formie spółki. W związku z tym uwagi dotyczące umowy spółki czy porozumienia wspólników niekoniecznie muszą Ciebie dotyczyć. Kolejna umowa jest jednak dość uniwersalna – zawiera ją większość podmiotów wykonujących działalność leczniczą, niezależnie od tego, w jakiej formie tę działalność prowadzą.

Najem lokalu na gabinet lub przychodnię

Jeżeli postanowiłeś założyć gabinet lub przychodnię, to gdzieś tę działalność musisz prowadzić.

Oczywiście, jeśli jesteś w tej komfortowej sytuacji, że masz własny lokal, to super. Wystarczy, że upewnisz się, że spełnia on wymagania formalnoprawne i sanitarne konieczne dla prowadzenia w nim działalności leczniczej. Prosta umowa “z samym sobą” i możesz działać…

Gdy jednak takiego komfortu nie masz, pozostaje Ci wynajęcie lokalu. Zawarcie dobrej umowy najmu to nie tylko ustalenie czasu trwania najmu i wysokości czynszu. Takie kwestie jak stan techniczny i sanitarny lokalu, zasady rozliczania nakładów i remontów, precyzyjne reguły rozwiązania i zmiany umowy, zasady waloryzacji czynszu, odpowiedzialność materialna, dopuszczalność podnajmu itd. to tylko niektóre z kluczowych postanowień, jakie w Twojej umowie powinny się znaleźć.

Zerknij zatem do swojej umowy najmu i sprawdź, co właściwie podpisałeś 😉

Zatrudnienie w podmiocie leczniczym

Tutaj masz następujące opcje:

  • umowa o pracę
  • kontrakt w dwóch wariantach:
    • umowa cywilnoprawna z osobą prowadzącą działalność gospodarczą;
    • umowa cywilnoprawna z osobą nieprowadzącą działalności gospodarczej.

Nie będę w tym miejscu opisywał różnic pomiędzy poszczególnymi typami umów. Każda jest inna. Każda ma swoje wady i zalety, ale o tym innym razem…

Dość powiedzieć, że zatrudniając swój personel, musisz nie tylko wybrać formę zatrudnienia.

W przypadku każdej z tych umów kluczowe jest precyzyjne określenie praw i obowiązków obu stron. Musisz określić rodzaj umowy, a także rodzaj i warunki wykonywania pracy, czas pracy oraz miejsce jej wykonywania.

W przypadku kontraktów powinieneś dodatkowo skupić się na sensownym określeniu zasad odpowiedzialności za nienależyte wykonanie umowy (w tym kary umowne). Warto też określić w umowie zasady odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną pacjentowi.

Oczywiście musisz też pamiętać, że nie wszystko możesz ustalić tak, jakbyś chciał. Zasada swobody umów ma swoje ograniczenia. W tym wypadku wynikają one przede wszystkim z kodeksu pracy i kodeksu cywilnego, czy np. ustawy o działalności leczniczej.

Umowa o usługi diagnostyczne

Być może zlecasz wykonywanie np. badań na zewnątrz? W takim wypadku oczywiście zwierasz umowę, czy to z laboratorium, czy np. gabinetem radiologicznym, ewentualnie innym podmiotem, który wspiera Cię w diagnostyce.

Oczywiście również i w tym przypadku kluczowy jest przedmiot umowy, czyli to, co konkretnie zlecasz. Musisz określić rodzaj badań, tryb ich zlecania, zasady i koszty przekazywania materiału do badań itd.

Nigdy nie zapominaj też o odpowiedzialności za nienależyte wykonanie umowy, czy np. za utratę lub zniszczenie materiału do badań.

Inaczej też ustalisz treść umowy, jeżeli będzie ona finansowana w ramach NFZ, a inaczej, gdy będziesz mieć do czynienia z „czystą” komercją.

Polisa OC podmiotu leczniczego

Z jednej strony wiesz, że masz obowiązek wykupienia polisy OC. Z drugiej strony – czy na pewno wiesz, co polisa ta obejmuje?

Ta kwestia pojawia się np. w przypadku zabiegów tzw. medycyny estetycznej, gdy ubezpieczyciel próbuje „wykręcić się” od odpowiedzialności za zabiegi kosmetyczne. Pojawia się wówczas argument:

…zgłoszone zdarzenie nie jest objęte zakresem umowy obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej.

Jeżeli więc udzielasz świadczeń obarczonych ponadstandardowym ryzykiem, sprawdź, czy na pewno Twoja polisa OC chroni Cię w wystarczającym stopniu.

Umowy zawierane w ramach działalności leczniczej

Wyżej wskazałem Ci tylko przykłady umów, jakie zawierasz prowadząc działalność leczniczą.

Dodaj do tego jeszcze na przykład:

… i robi się z tego całkiem pokaźny zestaw. A pamiętaj też, że udzielając świadczeń komercyjnych również zawierasz z pacjentem umowę. Jej charakter zależy natomiast od rodzaju udzielanego świadczenia.

Wniosek jest prosty – Działalność lecznicza bez umów? Nic z tego 😉

Jeżeli więc masz chwilę, przyjrzyj się umowom, jakie zawierasz prowadząc swój gabinet, czy przychodnię.

I pamiętaj o podstawowej zasadzie – umowy pisze się na złe czasy. Dopóki wszystko idzie gładko, kontrakty będą sobie spokojnie leżeć w segregatorach. Gdy jednak pojawią się problemy z kontrahentami, znaczenie może mieć nie tylko każdy paragraf, ale wręcz zastosowany w zdaniu spójnik, czy przecinek.

Post scriptum, czyli umowa z prawnikiem

Nie wymieniłem jednej umowy, a mianowicie umowy z prawnikiem, ale tę zawierają już tylko najbardziej świadomi przedsiębiorcy 😉.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 600 266 691e-mail: bartlomiej.achler@dja-legal.pl